In un gruppo di lavoro che seguivo da qualche mese ho fatto una cosa banale: durante una riunione di cinquanta minuti ho segnato su un foglio quanto parlava ciascuno. Erano in sette. Due persone si sono divise poco meno di tre quarti del tempo, tre hanno parlato per qualche minuto ciascuna, due non hanno detto niente oltre al saluto iniziale.
Quando ho mostrato il foglio, nessuno è rimasto sorpreso dalla sostanza. Ma chi aveva parlato di più era convinto di aver occupato circa un terzo dello spazio, e chi non aveva parlato pensava di essere stato in silenzio per scelta propria. Sono due percezioni sbagliate in direzioni opposte, ed è su quelle che si costruisce l’equilibrio di quasi tutte le riunioni.
Quello che segue serve a chi conduce e a chi partecipa senza alcun ruolo formale. Contiene una diagnosi della dinamica, le frasi che si possono usare davvero e i due o tre accorgimenti di impostazione che risolvono più di qualunque intervento fatto mentre la persona sta parlando.
Le frasi pronte, se la riunione è domani
- Per rientrare. «Ti fermo un secondo su questo punto, perché vorrei sentire anche gli altri prima di andare avanti.»
- Per chiamare qualcuno. «Chiara, tu su questa cosa hai lavorato di più: come la vedi?»
- Per chiudere una digressione. «Questo merita uno spazio suo, lo mettiamo in coda o in una riunione dedicata.»
- Per proteggere chi è stato interrotto. «Aspetta, Marco non aveva finito.»
- Prima ancora. Un giro iniziale di due minuti in cui parlano tutti. Vale più di tutte le frasi precedenti.
Il conto dei minuti che nessuno fa
La distribuzione della parola in un gruppo è quasi sempre più sbilanciata di quanto i partecipanti stimino, e la distorsione è sistematica: chi parla molto sottostima il proprio tempo, chi parla poco sopravvaluta il proprio.
Il motivo è semplice. Chi sta parlando è impegnato a formulare e non percepisce la durata; chi ascolta in silenzio vive ogni proprio intervento come un momento di esposizione, quindi lo ricorda più lungo. Da qui nasce il fraintendimento più comune: la persona che occupa lo spazio non lo sta facendo con la consapevolezza che gli altri le attribuiscono.
Il conteggio, anche fatto grossolanamente con una crocetta ogni volta che qualcuno prende la parola, è lo strumento più efficace che conosca per aprire la questione. Non produce accuse, produce un dato, e con un dato si può discutere di procedura invece che di carattere. È lo stesso principio su cui si regge la comunicazione non violenta: si parte da ciò che è osservabile, non da ciò che si attribuisce all’altro.
Che cosa si fa con chi parla troppo in riunione
La prima cosa da chiarire è che chi parla troppo in riunione non è quasi mai una persona che vuole prevaricare. Nella maggior parte dei casi sta riempiendo un vuoto che la conduzione ha lasciato aperto, e continuerebbe a farlo anche se qualcuno glielo facesse notare in privato.
Gli interventi possibili si dividono in due categorie con efficacia molto diversa. Quelli fatti durante la riunione, che sono necessari e agiscono sul sintomo. E quelli fatti sull’impostazione, cioè su come la riunione è costruita, che agiscono sulla causa e rendono i primi quasi superflui.
L’errore più comune è puntare tutto sulla prima categoria: si aspetta che la persona parli troppo, si cerca il momento per interromperla, e quel momento arriva sempre in ritardo e sempre in una forma che mette a disagio. Un ordine del giorno con i tempi assegnati e un giro iniziale strutturato tolgono in partenza gran parte del problema, senza che nessuno debba essere fermato davanti agli altri.
Cinque profili diversi dietro lo stesso comportamento
| Profilo | Come si riconosce | Che cosa funziona |
|---|---|---|
| Chi pensa parlando | Riformula più volte la stessa idea ad alta voce | Chiedere la conclusione in una frase |
| Chi teme di non essere capito | Aggiunge esempi finché non vede un cenno di assenso | Confermare esplicitamente di aver capito |
| Chi ha più informazioni | Interviene su ogni punto perché conosce i dettagli | Assegnargli in anticipo due punti specifici |
| Chi occupa il vuoto | Parla quando cala il silenzio, non prima | Reggere qualche secondo di silenzio prima di dare la parola |
| Chi usa la riunione per posizionarsi | Gli interventi non aggiungono contenuto ma segnalano presenza | Struttura rigida dei tempi, uguale per tutti |
La distinzione non è accademica: cambia completamente l’intervento. Interrompere una persona che sta pensando ad alta voce ne blocca il contributo utile, mentre lasciar correre chi sta occupando il vuoto peggiora la riunione successiva. Il quarto profilo è di gran lunga il più diffuso, ed è anche quello che si corregge senza dire niente a nessuno.
Quattro strumenti di conduzione, e tre si usano prima
Il primo è l’ordine del giorno con i tempi. Non un elenco di argomenti, ma tre o quattro voci con i minuti accanto e un responsabile per ciascuna. Dichiarare all’inizio quanti minuti ha una voce rende accettabile l’interruzione, perché non è una valutazione della persona ma un vincolo annunciato.
Il secondo è il giro iniziale, che merita una sezione a parte. Il terzo è la distinzione, esplicitata all’inizio, tra la parte in cui si raccolgono posizioni e quella in cui si decide: in molte riunioni si discute a lungo perché nessuno sa in quale delle due fasi si trova.
Il quarto è l’unico che si usa durante, ed è l’interruzione. Va tenuto per ultimo perché è il più costoso: quando serve, significa che i primi tre non erano stati messi in campo. Sui rischi legati all’organizzazione del lavoro e sul modo in cui vengono valutati, la documentazione dell’Istituto nazionale per l’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro è il riferimento più stabile in Italia.
Il giro iniziale: due minuti che cambiano l’ora successiva
Si apre la riunione facendo parlare tutti, in ordine, per non più di trenta o quaranta secondi a testa. La domanda è semplice e uguale per tutti: che cosa ti aspetti da questa riunione, oppure qual è la cosa che ti preme di più su questo punto.
L’effetto è documentato dalla pratica di chiunque conduca gruppi con una certa regolarità. Chi ha già parlato una volta interviene con molta più facilità la seconda, mentre chi resta in silenzio nei primi venti minuti tende a restarci fino alla fine. Il giro iniziale abbassa la soglia una volta per tutte, invece di doverla abbassare persona per persona lungo l’ora.
Ci sono due condizioni perché funzioni. La prima è che il tempo sia uguale e dichiarato, altrimenti il giro diventa un’altra occasione per chi parla di più. La seconda è che nessuno commenti gli interventi degli altri durante il giro: si raccoglie e basta, e la discussione comincia dopo. Se si commenta, il giro si trasforma in una serie di micro-discussioni e chi parla per ultimo ha già perso metà del proprio tempo.
Interrompere senza offendere: la struttura in tre parti
Un’interruzione che non lascia strascichi ha sempre la stessa forma, in tre pezzi molto brevi. Si riconosce il contenuto, si nomina il vincolo, si passa la parola con un nome preciso.
Un esempio: «Questa parte sui costi è utile e la riprendiamo. Siamo a metà del tempo su questo punto e volevo sentire Anna, che ci lavora dall’inizio.» Riconoscimento, vincolo, destinatario. Dura sei secondi e nessuno viene giudicato.
Quello che non funziona è altrettanto costante. Le formule impersonali del tipo «forse stiamo andando lunghi», che non fermano nessuno perché non hanno un destinatario. L’ironia, che umilia davanti al gruppo anche quando fa ridere. E il rimando generico agli altri, «lasciamo parlare anche gli altri», che mette la persona in posizione di imputato senza indicare a chi passare la parola.
Il terzo elemento, il nome, è quello che quasi tutti dimenticano ed è il più importante. Un’interruzione che non consegna la parola a qualcuno di preciso produce un silenzio, e il silenzio viene riempito dalla stessa persona che era stata fermata. Su come si tiene aperto lo spazio dell’altro invece di riempirlo, il lavoro sull’ascolto attivo è il presupposto di tutto il resto.
Le frasi che funzionano da chi non conduce
Chi partecipa senza ruolo formale ha meno strumenti ma non è disarmato, e in molti gruppi è la persona che sblocca la situazione proprio perché non ha autorità da difendere.
- Il richiamo al tempo, non alla persona. «Ci restano dieci minuti e abbiamo ancora due punti.» Sposta l’attenzione sulla procedura.
- La domanda diretta a un terzo. «Anna, tu che ne pensi?» È l’intervento più efficace in assoluto e non richiede alcun ruolo.
- La restituzione sintetica. «Se ho capito, il punto è questo e questo. Giusto?» Chiude un intervento lungo riconoscendone il valore.
- La difesa di chi è stato interrotto. «Scusa, prima Marco stava dicendo una cosa.» Costa poco e cambia il clima del gruppo.
- La proposta di metodo, fuori dalla riunione. «Proviamo un giro iniziale la prossima volta?» È la mossa che risolve, e va fatta in un altro momento.
La quinta è quella con l’effetto più duraturo e la meno usata, perché richiede di parlare con chi conduce fuori dalla stanza. Presentata come proposta di procedura e non come critica, viene accolta quasi sempre: nessuno difende un ordine del giorno che non ha mai deciso di adottare.
Chi resta in silenzio non è timido per forza
Attribuire il silenzio alla timidezza è comodo e spesso sbagliato. Le ragioni sono almeno quattro e richiedono risposte diverse.
C’è chi ha bisogno di tempo per formulare e in una discussione veloce non trova mai il momento: si recupera anticipando l’ordine del giorno di un giorno, così può arrivare preparato. C’è chi ha già provato a intervenire e non è stato ripreso da nessuno, e ha smesso: qui serve un richiamo esplicito al suo contributo, e serve che venga ripreso da chi conduce. C’è chi non ha nulla da dire su quel punto, e va bene così. E c’è chi tace per ragioni gerarchiche, perché il proprio responsabile è nella stanza.
L’ultima è la più difficile da correggere dentro la riunione e in genere richiede un canale diverso: raccogliere le posizioni prima, per iscritto, o chiedere a quella persona un contributo su un punto specifico assegnato in anticipo. Chiamare in causa qualcuno a sorpresa in una situazione di disparità di ruolo produce l’effetto opposto a quello desiderato.
A distanza le regole cambiano
Nelle riunioni a distanza lo squilibrio tende ad aumentare, per motivi tecnici prima che relazionali. La sovrapposizione delle voci penalizza chi esita, il ritardo audio rende difficile inserirsi nelle pause, e le microespressioni con cui di solito si segnala l’intenzione di parlare non passano.
Tre accorgimenti compensano quasi del tutto. Il primo è usare la chat come canale di prenotazione della parola: chi vuole intervenire scrive una parola, e chi conduce dà l’ordine. Il secondo è il giro esplicito per nome, ancora più necessario che in presenza. Il terzo riguarda le riunioni miste, con una parte del gruppo in sala e una collegata: chi è collegato parla sistematicamente meno, e l’unica contromisura che funziona è dare per convenzione la precedenza a chi è a distanza.
Va detto anche il rovescio. Alcune persone che in presenza non parlano mai intervengono volentieri per iscritto, e in quel caso la chat non è un ripiego: è il canale in cui quel contributo esiste. Trattarlo come partecipazione di serie B fa perdere informazioni al gruppo.
Quando lo squilibrio non riguarda la conduzione
Buona parte di quello che descrivo qui si risolve con la procedura. Alcune situazioni no, e conviene riconoscerle perché insistere con le tecniche di conduzione le peggiora.
Se una persona viene interrotta sistematicamente e le sue proposte vengono riprese poco dopo da altri senza attribuzione, non è una questione di tempi di parola. Se il silenzio di qualcuno coincide con la presenza di una persona specifica, il tema è quel rapporto. Se in un gruppo chi solleva obiezioni paga un costo visibile, lo squilibrio nella parola è la conseguenza e non la causa, e nessun giro iniziale la corregge.
In questi casi il passaggio successivo è un confronto riservato con chi ha responsabilità sul gruppo, e dove esistono, con le funzioni aziendali preposte. Quando la situazione produce effetti sul sonno, sulla concentrazione o sul modo in cui si arriva al lunedì mattina, vale la pena parlarne anche con un professionista: sono segnali che riguardano la persona e non più l’organizzazione della riunione. Su come si dice di no e si tiene una posizione in un contesto di lavoro, il lavoro sull’assertività è il complemento naturale di quanto descritto qui.
Domande frequenti
Devo parlare con la persona in privato?
Solo se il comportamento persiste dopo che l’impostazione della riunione è cambiata. In quel caso la conversazione riguarda un dato, non un tratto: quanti minuti su quanti, in quali riunioni. Aprire con una richiesta di collaborazione, per esempio chiedendole di intervenire su due punti specifici e di lasciare gli altri, funziona meglio di qualunque osservazione sul modo di partecipare.
E se chi parla troppo è il responsabile?
Gli strumenti diretti non sono praticabili, quelli di impostazione sì. Un ordine del giorno con i tempi proposto in anticipo, la raccolta scritta delle posizioni prima dell’incontro e la domanda rivolta a un terzo restano disponibili e non mettono nessuno in discussione. Molti responsabili occupano lo spazio perché nessuno lo chiede, non perché lo pretendano.
Il conteggio dei minuti non è un po’ aggressivo?
Dipende da come viene usato. Fatto in privato, per capire la situazione, è solo uno strumento di osservazione. Mostrato al gruppo come dato aggregato e senza nomi, apre bene la discussione sul metodo. Presentato con i nomi accanto ai minuti diventa un atto di accusa, e a quel punto il gruppo si divide invece di cambiare procedura.
Quanto dovrebbe durare una riunione perché l’equilibrio regga?
Meno di quanto durano di solito. Oltre una certa soglia l’attenzione cala e la distribuzione della parola peggiora, perché chi partecipava con fatica smette del tutto. Come indicazione pratica, riunioni più brevi con un ordine del giorno più stretto producono più contributi di riunioni lunghe con un elenco ampio di argomenti.
Che cosa faccio se nessuno risponde quando chiamo qualcuno per nome?
Si lascia qualche secondo di silenzio senza riempirlo, che è la parte difficile. Se la risposta non arriva, si offre una via d’uscita esplicita: va bene anche dire che non hai elementi. Toglie la pressione e rende molto più probabile un intervento la volta successiva, perché la persona ha verificato che non è una trappola.
Vale la pena cambiare la disposizione della sala?
Ha un effetto reale e sottovalutato. Sedersi in cerchio o attorno a un tavolo dove tutti si vedono aumenta gli interventi rispetto alle file rivolte verso chi conduce, che segnalano una direzione unica della comunicazione. È il tipo di modifica che costa nulla e che si può provare per due o tre incontri prima di decidere se tenerla.
