Ogni cambio di attività ha un prezzo, e si paga in attenzione

Apri il messaggio di un collega mentre stai scrivendo un documento. Rispondi in venti secondi e torni al testo. La frase che avevi in testa non c’è più: rileggi il paragrafo, riscrivi mezza riga, e solo dopo riprendi il filo. Il tempo perso non è quello della risposta, sono i due minuti successivi.

Presi uno alla volta, quei due minuti sembrano irrilevanti. Il problema è la frequenza: in una giornata d’ufficio i passaggi da un’attività all’altra si contano a decine, e in molti casi superano abbondantemente il centinaio se si includono le occhiate al telefono. A quel punto il conto non è più trascurabile, ed è la spiegazione più semplice per una giornata piena in cui alla sera non risulta chiuso quasi niente.

L’errore, in questo campo, non è fare troppe cose. È credere di farle insieme quando in realtà si sta alternando, e organizzare la giornata come se quell’alternanza fosse gratuita.

Quattro punti, prima dei dettagli

• Il cervello alterna, non sovrappone, ogni volta che i due compiti richiedono controllo consapevole.
• Il costo è misurabile e si presenta in due forme: tempo perso al momento del cambio e aumento degli errori.
• Alcune combinazioni sono davvero quasi gratuite, ed è per questo che l’illusione regge.
• La leva più efficace non è la forza di volontà, ma la riorganizzazione della giornata per tipo di compito.

L’errore comincia dal nome

La parola multitasking arriva dall’informatica e descrive un processore che divide il proprio tempo tra più programmi, passando dall’uno all’altro tanto in fretta da dare l’impressione della contemporaneità. Applicata a una persona, la metafora è più precisa di quanto immagini chi la usa: anche noi passiamo dall’uno all’altro, solo molto più lentamente e con un costo di passaggio che il processore non ha.

Nel laboratorio questo si studia con i cosiddetti compiti di alternanza. Si chiede a una persona di applicare, su una stessa sequenza di stimoli, due regole diverse, e si confrontano le prove in cui la regola resta la stessa con quelle in cui cambia. La differenza tra le due condizioni è il costo del cambio, e compare in modo sistematico.

Chiamare la cosa con il suo nome, alternanza, cambia il modo di ragionare sull’organizzazione. Non ha senso chiedersi come fare due cose insieme. Ha senso chiedersi quante volte al giorno si passa da una all’altra e quanto costa ciascun passaggio.

Il cambio, inoltre, non è mai un solo movimento. Ne contiene due: abbandonare la regola in uso e attivarne un’altra. La seconda parte è quella lenta, perché la regola precedente resta attiva per un po’ e va soppressa. È il motivo per cui tornare a un compito interrotto costa più che iniziarne uno nuovo da zero, un’asimmetria che la sensazione soggettiva non registra quasi mai.

Multitasking e attenzione: che cosa misura la ricerca

Quando si parla di multitasking e attenzione, la ricerca sperimentale misura essenzialmente due grandezze. La prima è il tempo aggiuntivo necessario per rispondere subito dopo un cambio di regola: si tratta di frazioni di secondo per singolo passaggio, un valore che sembra ridicolo finché non lo si moltiplica per la frequenza reale dei cambi. La seconda è l’aumento degli errori, che di solito cresce più del tempo.

Questo costo non sparisce con l’allenamento. Si riduce, soprattutto se il cambio è annunciato e prevedibile, ma nelle condizioni sperimentali studiate non scende a zero: resta una quota residua anche in persone che sanno esattamente quando arriverà il passaggio successivo.

C’è poi una stima molto citata, e altrettanto discussa, secondo cui l’alternanza tra compiti complessi può arrivare a consumare una frazione considerevole del tempo produttivo di una giornata. La cifra va presa per quello che è, l’estrapolazione di risultati di laboratorio su compiti brevi e artificiali, e non come una misura del lavoro reale. L’associazione degli psicologi statunitensi ne ha divulgato la sintesi, e vale la pena leggerla ricordando i limiti dichiarati dagli autori.

Sul punto centrale, però, la letteratura è concorde: due attività che richiedono entrambe controllo consapevole non si eseguono in parallelo, e chi è convinto di riuscirci tende a essere, nei test, tra i meno accurati.

Perché guidare e ascoltare la radio sembra gratis

La distinzione decisiva non è tra compiti facili e difficili, ma tra automatici e controllati. Un’attività diventa automatica quando è stata ripetuta migliaia di volte in condizioni stabili: cambiare marcia, camminare, piegare il bucato. Richiede pochissime risorse e può convivere con altro.

Un’attività resta controllata quando richiede decisioni, inibizione di risposte abituali o linguaggio: scrivere, ascoltare qualcuno che spiega qualcosa di nuovo, fare un calcolo, negoziare. Due attività controllate insieme sono la condizione in cui il costo esplode.

Da qui l’apparente contraddizione dell’esperienza quotidiana. Piegare il bucato ascoltando un programma alla radio funziona. Guidare su un percorso noto conversando funziona, finché il traffico non diventa complicato: a quel punto la conversazione si interrompe da sola, ed è il modo in cui il sistema segnala di essere arrivato al limite. Lo stesso vale per chi ascolta un audio in cuffia mentre legge un testo: sono due attività linguistiche, e una delle due sparisce senza che ce ne si accorga.

Il residuo del compito precedente

C’è un secondo costo, meno intuitivo del primo e probabilmente più rilevante per chi lavora al computer. Quando si passa da un’attività all’altra, una parte dell’attenzione resta agganciata a quella che si è appena lasciata, soprattutto se era incompiuta o carica emotivamente.

È l’esperienza di chi chiude una conversazione difficile e nei venti minuti successivi rilegge tre volte la stessa pagina. Il compito nuovo è iniziato, ma una parte delle risorse è ancora impegnata altrove, e la cosa si nota nella qualità più che nella velocità.

La conseguenza pratica riguarda l’ordine dei compiti, non la loro durata. Mettere una riunione tesa immediatamente prima dell’unica ora di lavoro che richiede concentrazione è un errore di sequenza, e nessuna tecnica di gestione del tempo lo compensa. Cinque minuti di scarto tra le due, con qualcosa di concreto in mezzo, valgono più di trenta minuti aggiuntivi in fondo alla giornata. È lo stesso motivo per cui gli spazi vuoti tra un impegno e l’altro non sono tempo sprecato.

C’è un accorgimento che riduce il residuo e costa quindici secondi: prima di lasciare un compito, scrivere una riga su dove eri arrivato e qual è la mossa successiva. Serve poco al ritorno, quando quella riga si legge in un attimo, e serve molto nel frattempo, perché toglie al pensiero il compito di tenere aperta la questione.

Le notifiche costano anche quando non le apri

Il dettaglio meno noto è che l’interruzione non deve essere accolta per costare qualcosa. Un’icona che compare, una vibrazione, un telefono che si illumina sul tavolo attivano un orientamento automatico dell’attenzione: la decisione di non guardare è essa stessa una decisione, e consuma risorse.

Questo spiega perché la buona intenzione di ignorare il telefono funziona così poco. Non si tratta di disciplina, ma di un segnale che continua ad arrivare per tutta la giornata e che ogni volta va soppresso attivamente.

Le contromisure che funzionano agiscono sull’ambiente e non sull’intenzione. Silenziare per categorie invece che una alla volta, togliere il telefono dal campo visivo anziché girarlo, disattivare le anteprime dei messaggi sullo schermo del computer, decidere due o tre momenti fissi in cui si guarda la posta. Sono modifiche piccole, e sono l’unica parte di questo tema in cui il risultato si vede in una settimana.

Dove sta davvero il costo nella tua giornata

Non tutte le combinazioni si equivalgono. La tabella seguente ordina le situazioni più comuni per costo effettivo, che dipende dal tipo di risorsa richiesta e non dalla difficoltà percepita.

Chi tiene un conteggio onesto per due o tre giorni trova quasi sempre lo stesso quadro: il costo maggiore non viene dalle attività dichiarate come parallele, ma dai rientri dopo interruzioni brevi che nessuno considera attività.

Raggruppare per tipo di controllo, non per urgenza

La conseguenza organizzativa è semplice da enunciare e scomoda da applicare: le attività vanno raggruppate per il tipo di risorsa che consumano, non per la scadenza.

In pratica significa tenere insieme le cose che richiedono scrittura e decisione, insieme quelle che richiedono conversazione, insieme quelle meccaniche e ripetitive. Tre blocchi in una giornata, anche disuguali, producono meno cambi di dieci compiti alternati per ordine di arrivo.

Il blocco che va difeso per primo è quello di scrittura e decisione, perché è il più costoso da riprendere e il primo a essere sacrificato. Un’ora protetta al mattino rende più di tre ore frammentate nel pomeriggio, e la differenza si vede nel risultato prima che nella sensazione di fatica. Chi ha già provato a costruire abitudini di lavoro stabili sa che la parte difficile non è progettare i blocchi: è difenderli nella seconda settimana.

La resistenza più comune a questo schema è che il lavoro arrivi in modo imprevedibile e non permetta blocchi. Nella maggior parte dei casi, tenendo un registro per tre giorni, si scopre che la quota davvero imprevedibile è minore di quanto sembra: molte richieste tollerano una risposta entro poche ore e vengono trattate come immediate solo per abitudine, o perché nessuno ha mai dichiarato un tempo di risposta diverso.

Le interruzioni degli altri si negoziano

Una parte consistente dei cambi di attività non dipende da noi. In molti uffici la norma implicita è che si risponde subito, e chi non lo fa risulta poco disponibile.

La negoziazione funziona meglio quando è specifica e limitata. Dire di non essere interrompibili non porta lontano; dire che dalle nove alle dieci si sta scrivendo e che si risponde a tutto entro le undici è una richiesta che quasi nessuno rifiuta, perché contiene già la rassicurazione sul tempo di risposta.

Esiste anche una quota di interruzioni che ci si procura da soli, e che ha poco a che vedere con l’organizzazione: si cambia attività perché quella in corso è noiosa, difficile o poco definita. In quel caso il problema non è la frammentazione ma ciò che spinge a rimandare, e riordinare il calendario non lo tocca nemmeno.

Quando la difficoltà a restare su un compito non è organizzativa

Tutto quanto precede riguarda persone con un’attenzione nella norma in un ambiente rumoroso. Esiste però una condizione diversa, in cui la difficoltà a mantenere l’attenzione è presente da sempre, in contesti differenti, e non migliora con nessuna riorganizzazione della giornata.

Gli elementi che meritano un approfondimento sono la stabilità nel tempo, il fatto che la difficoltà comparisse già negli anni di scuola, la sua presenza anche in situazioni che interessano, e un impatto concreto su lavoro, studio o relazioni. In questi casi ha senso rivolgersi al medico di base o a uno psicologo per una valutazione, che è cosa diversa da un questionario trovato in rete.

Vale lo stesso quando la difficoltà è comparsa di recente insieme ad altro: sonno frammentato, umore basso, ansia persistente, un periodo di sovraccarico prolungato. La concentrazione è spesso il primo indicatore che si muove, ed è il motivo per cui vale la pena riconoscere per tempo i segnali precoci di un esaurimento professionale. Le indicazioni di questo articolo servono a organizzare una giornata, non a valutare una difficoltà clinica.

Chi vuole verificare tutto questo su di sé ha bisogno di un solo esperimento: un pomeriggio con il telefono in un’altra stanza e la posta chiusa, dedicato a un compito solo. Il risultato interessante non è quanto si produce, ma quante volte la mano va a cercare qualcosa che non c’è. Quel numero dice, meglio di qualsiasi stima, quanto è frammentata una giornata ordinaria.

Domande frequenti

Esistono persone capaci di fare più cose insieme?

Nei test di laboratorio la quota di persone che mantengono la prestazione in condizioni di doppio compito è molto piccola, e in genere non coincide con chi si descrive come abile in questo. Chi si dichiara bravo nel multitasking tende a risultare tra i meno accurati, probabilmente perché nota meno gli errori commessi.

Ascoltare musica mentre si lavora rientra nel problema?

Dipende dal materiale e dal compito. La musica strumentale conosciuta interferisce poco con attività non verbali. Con testo cantato e lavoro di scrittura la concorrenza è diretta, perché entrambe impegnano il canale del linguaggio. La prova è pratica: se ti accorgi di rileggere le stesse righe, la risposta l’hai già.

Quanto tempo serve davvero per riprendere dopo un’interruzione?

Le stime che circolano sono molto variabili e dipendono da come si definisce la ripresa. Nell’esperienza quotidiana conta più il tipo di interruzione della sua durata: una domanda di dieci secondi su un altro argomento costa più di due minuti passati a cercare un file di quello che stavi già facendo.

Le tecniche a intervalli con il timer funzionano?

Aiutano soprattutto perché rendono esplicito l’inizio e la fine di un blocco, e perché autorizzano a rimandare le interruzioni. Non hanno nulla di magico nella durata scelta: qualsiasi intervallo che rispetti il tuo calo di attenzione va bene, ed è preferibile adattarlo invece di rispettarlo alla lettera.

Guardare il telefono per pochi secondi ha davvero un peso?

Sì, e più della durata pesa il contenuto. Un’occhiata a un messaggio personale che richiede una risposta apre un compito nuovo, che resta aperto in sottofondo anche quando lo schermo è di nuovo spento. È il residuo, non i secondi, la parte che costa.